EUSKALIT-en Kudeaketa Aurreratuko Ereduaren ezarpen-prozesu askok azken txostena jasotzen dute. Txosten horrek egindakoa deskribatzen du, aurrerapenak laburbiltzen ditu eta gomendioak jasotzen ditu. Dokumentu baliotsua da, baina badu arazo bat: ez da erakundeak behar duena, ereduak egunerokotasunean funtziona dezan.
Zerbait operatibo uzten duen ezarpen prozesu baten eta dokumentazioa bakarrik uzten duen baten arteko aldea prozesuan zehar sortzen diren entregagaietan dago, ez amaieran.
Zer da entregagai bat MGAren testuinguruan
Entregagaia ez da erakundeak egiten duena edo egin beharko lukeena deskribatzen duen dokumentua. Erakundeak funtzionatzeko erabiltzen duen tresna da. Bereizketak sotila dirudi, baina ondorio zuzenak ditu.
Erakundearen xedea, ikuspegia eta helburuak deskribatzen dituen estrategia-dokumentu bat da. Zuzendaritza-taldeak hilero berrikusten duen eta erabakiak sortzen dituen adierazle estrategikoen segimendu-taula entregagai bat da. Lehena akatsgabea izan daiteke, eta ez du ezer aldatzen. Bigarrenak erakundea nola kudeatzen den aldatzen du.
MGAn, EUSKALIT-en balorazio-taulak hiru dimentsio ebaluatzen ditu: planteamendua —ikuspegi dokumentatua eta koherentea izatea—, hedapena —sistematikoki praktikara eramatea— eta ebaluazioa eta doikuntza —gertatzen denetik ikastea eta hobetzea—. Dokumentuek lagundu egiten dute planteamendua egiten. Entregagai operatiboak dira hedatzea ahalbidetzen dutenak. Bigarrenak gabe, planteamendua ez da erredakzio ariketa bat besterik.
Ezarpenaren fase bakoitzak zer sortzen duen
Ondo egituratutako ezarpen batek entregagai zehatzak sortzen ditu fase bakoitzean, ez soilik amaieran. Une bakoitzean zer gertatzen den jakitea da modurik onena prozesu bat benetan aurrera egiten ari den ebaluatzeko.
-n diseinu-fasea, entregagaiak hiru dira: irismen-mapa —MGAko zer elementu landuko diren, zein ordenatan eta zein irizpiderekin—, ezarpen-plana lehen bertsioan —v1.0, baliozkotzeko, ez behin betiko dokumentu gisa— eta rol definituak dituzten arduradunak esleitzea. Hiru entregagai horiek ez dute egiten dena deskribatzen: prozesuan zehar erabakiak hartzeko erabiltzen diren tresnak dira.
Ezarpen-fasean, hauek dira entregatzekoak: gobernantza aktiboko errutinak —bilerak, berrikuspenak eta erregularki funtzionatzen duten eskalatze-irizpideak—, taldeak berrikusten dituen eta jarduten duen adierazleekin jarraipena egiteko sistema, eta barne-taldeari transferentzia operatiboa egiteko dokumentazioa. Azken entregagai hori bereziki garrantzitsua da: eredua kanpoko aholkulariaren mende ez dagoela adierazten du.
Finkatze-fasean, entregagaiak hauek dira: baliozkotze-txostena —egungo egoerarekin, identifikatutako etenak eta hurrengo erabakiak— eta hurrengo ziklorako hurrengo urratsen mapa. Puntu horretan, azken txostenak zentzua du: ez prozesuaren gailur gisa, baizik eta hurrengo zikloaren abiapuntu gisa.
Azken txostena zergatik den okerreko adierazlea
Azken txostena entregagairik errazena da, eta modeloak funtziona dezan erabilgarritasunik txikiena duena. Sintesirako denbora eta gaitasuna behar ditu, baina ez du eskatzen erakundean ezer aldatu denik. Azken txosten bikain bat idatz daiteke erabakiak hartzeko moduan, baliabideak kudeatzeko moduan edo pertsona berriak kudeaketa-sisteman sartzeko moduan benetako aldaketarik eragin ez duen prozesu bati buruz.
Erakunde askok azken txostenaren kalitateagatik ebaluatzen dute ezarpen-prozesua, hori baita bistakoena eta alderagarriena. Bi azken txosten jar daitezke bata bestearen ondoan, eta ikusi zein den osoagoa, hobeto idatzita, zehatzagoa. Gobernantzako bi sistema askoz zailagoa da kanpotik konparatzea.
Alborapen horrek kostu erreala du: txostenaren kalitatea kudeaketa-sistemaren eraginkortasunaren gainetik lehenesten duten erakundeek dokumentazio bikainarekin eta aldatu gabeko praktikekin amaitu ohi dute. Hori da, hain zuzen ere, MGAk planteamenduaren eta hedapenaren artean neurtzen duen arrakala, eta arrakala ohikoena da prestakuntza ezartzea baino logikarekin egiten diren ezarpenetan.
Nola ebaluatu entregagai bat benetakoa edo kosmetikoa den
Bada galdera bat benetako entregagai bat eta dokumentu kosmetiko bat bereizteko balio duena: zer gertatzen da entregagai hori desagertzen bada?
Irismen-mapa desagertzen bada eta inork faltan botatzen ez badu, erabakiak hartzeko inoiz erabili ez zelako, dokumentu kosmetikoa zen. Adierazleen jarraipen-sistema desagertzen bada eta zuzendaritza-taldeak aurrerapena kudeatzeko erabiltzen zuen erreferentzia galtzen badu, benetako entregagaia da.
Galdera bera prozesu osoari aplikatuta: kanpoko aholkulariak bihar parte hartzeari uzten badio, zerk jarraitzen du funtzionatzen? Ondoren, ezarpenaren benetako entregagaiak datoz. Gelditzen dena da oraindik aholkulariaren esku zegoena eta transferitu gabe zegoena.
MGAren ezartze-prozesu bat tarteko entregagaien bidez ebaluatzea —ez azken txostenaren bidez— da modurik zorrotzena jakiteko ea prozesua produzitzen ari den ekoitzi behar duena. Eta hori egitea prozesua martxan dagoen bitartean, eta ez amaieran, horrek ahalbidetzen du zuzentzea planteamenduaren eta hedapenaren arteko arrakala ezarri aurretik.
Lehenagoko ezarpen-prozesu batek zein entregagai sortu dituen aztertu nahi baduzu edo fase bakoitzak zer ekoitzi behar duen argi eta garbi zehazten duen beste bat diseinatu nahi baduzu, Landu enpresarekin egindako hasierako bilera da abiapuntua.
